Kartenzahlung akzeptieren: der Leitfaden zur Annahme von Debit- und Kreditkarten

Vorteile für Händler:innen

Der größte Vorteil für Sie als Händler:in ist sicherlich, dass Sie keinen einzigen Umsatz verlieren, weil Ihre Kundschaft nicht genug Bargeld dabei hat. 

Wenn Sie Kartenzahlung akzeptieren, profitiert Ihr Unternehmen außerdem von vielen weiteren Vorteilen:

• Kundenbindung durch höhere Kundenzufriedenheit

• Schnellerer Zahlungsvorgang

• Vereinfachte Buchhaltung und besserer Überblick über Ihre Umsätze

• Mehr Hygiene, da Verkäufer:innen weniger mit Bargeld hantieren 

• Weniger Aufwand mit dem Wechseln von Kleingeld, Geldzählen usw.

• Geringeres Einbruchsrisiko durch niedrigere Kassenstände

• Tendenziell höhere Einkaufssummen

Darüber hinaus können Sie gleichzeitig mit der Kartenzahlung auch Mobile Payment (mit Smartphone oder Smartwatch) annehmen, denn dies funktioniert in der Regel wie die kontaktlose Kreditkartenzahlung.

Dass Kartenzahlung in Österreich immer üblicher wird, lässt sich übrigens auch durch Zahlen belegen:

Insgesamt hat sich die Anzahl der Kartenzahlungen in Österreich zwischen 2011 und 2021 beinahe verdreifacht (Quelle: Europäische Zentralbank).

Vorteile für Kund:innen

Auch für Ihre Kund:innen lohnt sich das bargeldlose Bezahlen. Diese profitieren durch:

• Mehr Flexibilität

• Zeitersparnis beim Bezahlen

• Weniger Bankomatgänge

• Besserer Überblick über ihre Ausgaben

• Kein Münzenzählen an der Kassa mehr

Und: Die Vorteile Ihrer Kundschaft sind letztendlich Ihre Vorteile, weil diese dann zufriedener sind und immer wieder kommen.

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Kurz erklärt: Was ist Kartenzahlung?

Kartenzahlung geht für Kund:innen denkbar einfach. Aber was steckt dahinter? Prinzipiell ist Karte nicht gleich Karte – man muss zwischen Debitkarte und Kreditkarte unterscheiden.

Wie funktioniert die Debitkartenzahlung?

Bei den in Österreich üblichen Bankomatkarten handelt es sich in den meisten Fällen um Debitkarten. Zahlt man mit einer Debitkarte, dann wird eine Anfrage abgeschickt, ob das Konto ausreichend gedeckt ist. Wenn das der Fall ist, wird das Konto sofort belastet. Das ist der wesentliche Unterschied zur Zahlung per Kreditkarte. Hier wird das Geld zuerst reserviert und erst am Monatsende vom Konto abgebucht.

Es gibt verschiedene Debitkarten, zum Beispiel:

• Maestro – bis vor Kurzem in Österreich am weitesten verbreitet; wurde mittlerweile aber von Debit Mastercard abgelöst

• Debit Mastercard – wird von vielen österreichischen Banken als Bankomatkarte ausgegeben, z. B. Erste Bank und Sparkasse, Volksbanken, Raiffeisenbank

• V Pay – die Debitkarte von Visa

Kund:innen bezahlen, indem Sie die Debitkarte entweder in das Kartenlesegerät stecken, den Magnetstreifen der Karte durchziehen oder diese – für die kontaktlose Zahlung per NFC – einfach kurz davorhalten. In einigen Fällen ist die Eingabe des PINs erforderlich, bei Kontaktloszahlungen unter 50 Euro ist es jedoch möglich, bis zu fünf Mal ohne PIN-Eingabe zu zahlen.

Wie funktioniert die Kreditkartenzahlung?

Wer eine Kreditkarte besitzt und mit ihr bezahlt, der weiß Bescheid: Immer am Monatsende kommt die Abrechnung und alle getätigten Ausgaben werden vom Konto abgebucht. Bis dahin streckt das Kreditkartenunternehmen das Geld vor.

Wenn Sie als Unternehmen Kreditkartenzahlung akzeptieren möchten, dann müssen Sie einen sogenannten Kreditkartenakzeptanzvertrag schließen. Heißt das nun, dass jeweils separate Verträge mit Mastercard, Visa usw. nötig sind?

Nein, in der Praxis geht es zum Glück einfacher, denn Sie können mit einem Zahlungsdienstleister wie z. B. Nexi zusammenarbeiten. Nexi stellt für Sie die Brücke zu den Kreditkartenunternehmen dar: Mit uns können Sie alle gängigen Karten annehmen, ohne einzelne Verträge mit Kreditkartenunternehmen schließen zu müssen.

Der Vorgang am Point of Sale (POS) ist übrigens der gleiche – egal, ob Kund:innen mit Kredit- oder Debitkarten zahlen: Die Karte wird durchgezogen, gesteckt oder ans Gerät gehalten.

Debit- und Kreditkartenzahlung akzeptieren: So gehen Sie vor

Sie führen ein kleines oder mittleres Unternehmen und möchten Debit- und Kreditkartenzahlung akzeptieren? Lesen Sie hier, was Sie dazu brauchen und worauf zu achten ist.

Was benötige ich für die Akzeptanz von Karten?

Um Debit- und Kreditkartenzahlung akzeptieren zu können, sind im Grunde drei Dinge notwendig:

• Vertragliche Beziehungen: Es müssen Verträge abgeschlossen werden, die Ihrem Unternehmen das Abbuchen der Zahlungen erlauben.

• Hardware: Sie benötigen ein geeignetes Gerät für die Annahme von Kartenzahlungen. Moderne Geräte sollten nicht nur über einen Chipleser (zum Stecken der Karte) verfügen, sondern auch über einen Kontaktlosleser. 

• Software: Passend zum Gerät brauchen Sie eine Softwarelösung, die für den reibungslosen Betrieb sorgt und mit der man ggf. auch Zahlungsdaten erfassen bzw. exportieren kann.

All dies kann Ihnen ein Zahlungsdienstleister, wie z. B. Nexi, zur Verfügung stellen. Mit Nexi als All-in-One-Anbieter erhalten Sie Kartenterminals inkl. passender Software, die für alle gängigen Karten freigeschaltet sind.

Und so gehen Sie vor, um möglichst bald Kartenzahlungen anbieten zu können.

1. Zahlungsdienstleister wählen

Im ersten Schritt gilt es, einen Zahlungsdienstleister auszuwählen. Jeder Dienstleister legt den Fokus etwas anders und konzentriert sich z. B. auf einen bestimmten Typ an Kartenlesegeräten oder ein bestimmtes Vertragsmodell. Beispielsweise bieten manche Dienstleister die Miete der Kartenlesegeräte an, andere den Kauf und einige haben beide Modelle im Angebot. Unterschiede gibt es auch, was die Gebühren und den Service angeht.

Bei Nexi steht Ihnen z. B. eine kostenlose Hotline zur Verfügung und unsere Expert:innen helfen Ihnen bei technischen und kaufmännischen Problemen sofort weiter. Wir sind seit über 30 Jahren im Payment-Bereich tätig und europaweit führend, was das bargeldlose Bezahlen betrifft.

2. Kartenlesegerät aussuchen

Im zweiten Schritt geht es darum, das passende Kartenlesegerät für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.

Prinzipiell gibt es drei Kategorien von POS-Terminals:

• Stationäre Kartenlesegeräte: Diese Terminals sind fix an einem Ort installiert und eignen sich für Verkäufe an einem festen Point of Sale: beispielsweise für den Einzelhandel, für Hotels, Take-away-Restaurants, Gesundheit- und Kosmetikdienstleister. Sie bieten eine besonders zuverlässige Möglichkeit zur Kartenzahlung und sind dank größerem Bildschirm leichter zu bedienen.

• Mobile Kartenlesegeräte: Diese Terminals sind tragbar und ermöglichen Kartenzahlungen an wechselnden Orten. Sie bieten Flexibilität und Mobilität und sind ideal für Unternehmen oder Dienstleister, die häufig unterwegs sind und Zahlungen vor Ort annehmen müssen: beispielsweise für die Gastronomie, die Taxi-Branche, Lieferservices. 

• SoftPOS: Bei SoftPOS handelt es sich um eine Software, mit der Sie auf Ihrem Smartphone oder Tablet Kartenzahlungen akzeptieren können. Sie benötigen also keine zusätzliche Hardware, sondern nur eine App. SoftPOS ist eine kostengünstige Option für Selbstständige oder Start-ups, die ihre Vertriebskanäle erweitern möchten – wie zum Beispiel Foodtrucks, Pop-up-Stores oder für Messeverkäufe.

Weitere Kriterien, die bei der Wahl des passenden Geräts eine Rolle spielen können:

• Bondrucker: Entscheiden Sie, ob ein integrierter Thermodrucker gewünscht ist, um Kundenbelege direkt auszudrucken.

• Anbindung an Ihr Kassensystem: Überprüfen Sie, ob das Kartenlesegerät mit Ihrem vorhandenen Kassensystem kompatibel ist und über passende Schnittstellen wie ZVT oder O.P.I. verfügt.

• Leichte Bedienung: Ein größeres, farbiges und hochauflösendes Display sowie größere Tasten machen den Einsatz des Geräts im Alltag einfacher.

• Tip-Service: Damit können Ihre Angestellten auch beim bargeldlosen Zahlen ihr verdientes Trinkgeld entgegennehmen.

• Sichtschutz: Ein Kartenlesegerät mit Sichtschutzfunktion gewährleistet diskrete und sichere PIN-Eingaben und schützt die Vertraulichkeit der Kundendaten.

Sehen Sie hier eine Übersicht der beliebtesten Kartenlesegeräte von Nexi, mit denen Sie Kartenzahlung akzeptieren können:

3. Zahlungsarten wählen

Im dritten Schritt entscheiden Sie, welche Zahlungsarten Sie anbieten wollen. Je nach Zahlungsdienstleister stehen Ihnen hier unterschiedliche Debit- und Kreditkarten zur Verfügung. Als gängige Kreditkarten sollten auf jeden Fall Mastercard und Visa dabei sein. Mehr zur Auswahl der Kartentypen lesen Sie weiter unten im Beitrag.

4. Gerät in Betrieb nehmen

Zuletzt bleibt nur noch eines: Das Kartenterminal, das Ihnen zugeschickt wurde, in Betrieb zu nehmen. Die Einrichtung des Terminals ist dabei nicht schwierig und auch für technische Laien leicht zu meistern – vor allem, da den Geräten eine detaillierte Bedienungsanleitung beiliegt.

Häufige Schritte bei der Inbetriebnahme:

• Kabel an die Stromversorgung anstecken (bei stationären Terminals)

• Akku einlegen und laden (bei mobilen Terminals)

• Bonrolle einlegen (bei Terminals mit Drucker)

• Je nach Verbindungsart entweder WLAN einrichten, Ethernetkabel einstecken oder SIM-Karte einlegen

• Initialisierung starten; das geht mit einem einfachen Knopfdruck

Anschließend können Sie bereits Ihre erste Kartenzahlung akzeptieren.

Debit- und Kreditkartenzahlung anbieten: Wie teuer ist das?

Die Kosten der Kartenzahlung hängen von mehreren Faktoren ab. Zunächst spielt es eine Rolle, ob Sie ein Kartenterminal kaufen oder mieten.

• Beim Kauf zahlen Sie den Kaufpreis des Geräts und anschließend Transaktionsgebühren für jede Zahlung, die Sie annehmen.

• Bei der Miete zahlen Sie einen monatlichen Beitrag und dazu ebenfalls Transaktionsgebühren für jede angenommene Zahlung. Der monatliche Beitrag inkludiert in der Regel 24/7-Service sowie die Erneuerung der Geräte.

Die Transaktionsgebühren setzen sich meist zusammen aus einem Fixbetrag (z. B. 8 Cent pro Zahlung) und einem sogenannten umsatzabhängigen Disagio, das ist eine Gebühr, die als Prozentsatz der gezahlten Summe berechnet wird (z. B. 1 % der Transaktionssumme).

Das Disagio kann, je nach Kartentyp, unterschiedlich hoch sein. Die Transaktionsgebühren für Debitkarten sind in der Regel etwas niedriger als für Kreditkarten.

Je nach Zahlungsdienstleister können gelegentlich noch Zusatzkosten anfallen, etwa eine Servicepauschale, Einrichtungskosten oder Kosten für Software-Updates.

Welche Debit- und Kreditkarten sollte ich akzeptieren?

In Österreich am weitesten verbreitet sind die Debitkarten von Mastercard. Die Mastercard Debit wird hierzulande meist als Standard-Bankomatkarte herausgegeben, unter anderem von der Bank Austria, der BAWAG, Erste Bank und Sparkassen, den Hypo-Banken, der Raiffeisenbank und den Volksbanken.

Weitere Debitkarten, die in Österreich und Europa verbreitet sind:

• Maestro (Auslaufmodell: wird nach und nach durch die Mastercard Debit ersetzt)

• Debitkarten von Visa: Visa Electron, V PAY und Visa Debit

Bei den Kreditkarten sind in Österreich bzw. Europa vor allem Visa und Mastercard üblich.

Darüber hinaus ist es evtl. sinnvoll, weitere Kreditkartenzahlungen zu akzeptieren. Überlegen Sie dazu, welche Art von Kund:innen Sie haben. Sind es eher ortsansässige Personen? Oder bedienen Sie häufig internationale Kundschaft, z. B. weil Sie einen Tourismusbetrieb führen? Woher stammen die internationalen Kund:innen – aus dem europäischen Ausland, aus den USA, aus Asien oder anderen Gebieten?

Je nach Zielgruppe sind möglicherweise folgende Kreditkarten für Sie interessant:

• American Express: Reisende aus den USA, insbesondere Business-Kund:innen

• UnionPay: in Asien sehr weit verbreitet und seit 2016 sogar das größte Kreditkartenunternehmen weltweit (gemessen am Volumen der getätigten Zahlungen)

• JCB: asiatischer und US-amerikanischer Raum

• DISCOVER: bei US-Amerikanern, aber auch international verbreitet

• Diners Club: die älteste Kreditkarte der Welt, wird von Geschäftsreisenden und im Luxussegment verwendet

Kartenzahlung im Onlineshop anbieten

Nicht nur im Geschäft vor Ort – auch im Onlineshop spielt Kartenzahlung eine große Rolle. Hier ist es die Zahlung per Kreditkarte, die von Kund:innen stark nachgefragt ist..

Wenn Sie in Ihrem Onlineshop Kreditkartenzahlung anbieten möchten, dann gehen Sie am besten folgendermaßen vor:

• Recherchieren Sie nach einem passenden Payment Service Provider: Ein Payment Service Provider, beispielsweise Nexi, unterstützt Sie dabei, verschiedene Zahlungsmethoden Ihrer Wahl (Kreditkartenzahlung, PayPal, Sofortüberweisung usw.) nahtlos an Ihren Onlineshop anzubinden. 

• Zahlungsmethoden auswählen: Überlegen Sie, welche Karten Sie annehmen möchten und ob Sie neben der Kreditkartenzahlung weitere Zahlungsmethoden anbieten möchten.

• Vertrag mit dem Payment Service Provider schließen: Wenn Sie ein passendes Angebot gefunden haben, schließen Sie einen Vertrag mit dem Dienstleister.

• Kreditkartenzahlung technisch in den Shop einbinden: In der Regel bietet Ihnen der Payment Service Provider ein Plug-in bzw. eine API, um die Zahlungsmethoden in den Webshop zu integrieren.

Jetzt mit Nexi jede Debit- und Kreditkartenzahlung akzeptieren

Schnell, hygienisch und kundenfreundlich – profitieren auch Sie von den Vorteilen der Kartenzahlung und steigern Sie so Ihre Umsätze. Mit Nexi können Sie im Handumdrehen jede Kartenzahlung akzeptieren: Wir stellen Ihnen ein passendes Gerät zur Verfügung und bieten Ihnen umfassende Beratung sowie einen 24/7-Kundenservice.